Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Zhang ML BV, handelend onder de naam Lotzano, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor het Platform verwerkt. Adres: Mechelsesteenweg 81, 2540 Hove, België. KBO: 1020.243.426. Btw: BE 1020.243.426. Website: lotzano.com.

Voor privacyvragen en de uitoefening van rechten gebruikt u het beveiligde privacyformulier op Support & contact. Dit is het officiële privacycontact. Alleen een afzonderlijk als zodanig gepubliceerd contact geldt als formeel aangewezen functionaris voor gegevensbescherming.

2. Reikwijdte en betrokkenen

Lotzano is een uitsluitend zakelijk fashionplatform voor ondernemingen die inkopen en, na activering, rechtstreeks via gedeelde aanbodlinks en Trade Rooms of aanvullend via Lotzano.com verkopen. Dit beleid geldt voor bezoekers, aanvragers, accountgebruikers, contactpersonen, bestuurders, uiteindelijke belanghebbenden voor zover hun gegevens worden verwerkt, personen die in berichten of bewijsstukken voorkomen en personen die een DSA-melding indienen.

Bedrijfsgegevens zijn niet altijd persoonsgegevens. Zij vallen wel onder dit beleid zodra zij een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks identificeren, bijvoorbeeld een eenmanszaak, persoonlijk zakelijk e-mailadres of naam van een contactpersoon.

3. Welke gegevens Lotzano verwerkt

Lotzano verwerkt alleen categorieën die nodig zijn voor toegang, handel, veiligheid, ondersteuning en wettelijke administratie. Afhankelijk van uw rol en gebruik gaat het om:

• Account en identiteit: naam, zakelijk e-mailadres, rol, taal, accountstatus, login- en beveiligingsgegevens, MFA-status, herstel- en verificatiegebeurtenissen.
• Onderneming en KYB: bedrijfsnaam, adres, KBO- of handelsregisternummer, btw-nummer, VIES-resultaat, contactpersonen, rollen en verificatiestatus. Een PSP kan daarnaast identificatie-, UBO- en bankgegevens rechtstreeks verzamelen; Lotzano ontvangt dan vooral status- en referentiegegevens.
• Catalogus en leverancierscontent: productgegevens, prijzen, voorraad, varianten, beelden, documenten, merken, compliance- en duurzaamheidsinformatie en door de Leverancier aangeleverde bronbestanden.
• Bestelling en financiën: winkelmand, order en Suborders, orderregels, aflever- en factuuradres, transactiesnapshots, betalingen en providerreferenties, facturen, creditnota's, commissie, uitbetalingen, refunds en chargebacks. Lotzano bewaart geen volledige betaalkaartgegevens.
• Communicatie en dossiergegevens: Platformberichten, notificaties, supportcontacten, orderproblemen, RMA-claims, bewijsstukken, retour- en vervangingszendingen en besluiten.
• Gebruik en voorkeuren: favorieten, zoek- en navigatiehandelingen, taal, toestemmingskeuzes en - indien optionele analytics is geactiveerd en toegestaan - beperkte gebeurtenis- en sessiegegevens.
• Techniek en beveiliging: IP-adres en browserinformatie in noodzakelijke server- of beveiligingslogs, tijdstippen, sessie- en autorisatiegegevens, gesaneerde foutinformatie en auditregistraties. Lotzano verzamelt via een gewone website geen MAC-adres van uw apparaat.
• DSA-meldingen: contactgegevens van de melder, exacte locatie van gemelde inhoud, motivering, bewijs, correspondentie, beslissing en bezwaar.

4. Bronnen

De gegevens komen van uzelf of uw onderneming, van andere betrokken Platformgebruikers, uit de handelingen die u op het Platform uitvoert, uit openbare ondernemings- en btw-registers en van dienstverleners zoals de gekozen PSP, vervoerder of verificatieprovider. Lotzano gebruikt geen kredietbeoordeling of gekoppelde webshop-, POS- of ERP-data zolang zo'n functie niet afzonderlijk is geactiveerd en aan u is uitgelegd.

5. Doeleinden en rechtsgronden

De toepasselijke rechtsgrond hangt af van de verwerking. Wanneer verschillende gronden samenlopen, documenteert Lotzano de noodzakelijke grondslag per proces.

Doel Voorbeelden Voornaamste grondslag

Platform en contract Registratie, rollen, catalogus, checkout, orders, Uitvoering van de overeenkomst of berichten, levering, facturen, refunds en maatregelen op verzoek vóór ondersteuning. contractsluiting.

Verificatie en KYB, VIES, sanctie-, productveiligheids-, fiscale Wettelijke verplichting en, waar compliance en DSA-verplichtingen. passend, gerechtvaardigd belang.

Veiligheid en fraude MFA, autorisatie, misbruikpreventie, fout- en Gerechtvaardigd belang in een veilig auditlog, onderzoek naar chargebacks. en controleerbaar B2B-platform.

Verbetering Geaggregeerde statistiek, beperkt foutonderzoek Gerechtvaardigd belang voor strikt en optionele privacyvriendelijke analytics. noodzakelijke techniek; toestemming voor optionele analytics.

Communicatie Transactionele e-mail, order- en Overeenkomst, wettelijke veiligheidsmeldingen en gevraagde support. verplichting of gerechtvaardigd belang.

Marketing Een nieuwsbrief of optionele promotionele meting. Toestemming of, waar wettelijk toegestaan, gerechtvaardigd belang met eenvoudig bezwaar.

6. AI, normalisatie, ranking en geautomatiseerde verwerking

AI- en normalisatiefuncties kunnen leverancierscontent structureren, vertalen, categoriseren of van voorstellen voorzien. De Leverancier controleert en publiceert het resultaat. Lotzano gebruikt deze functies niet om zonder menselijke tussenkomst een besluit met rechtsgevolg over een persoon te nemen.

Zoek- en aanbevelingsrangschikking kan rekening houden met relevantie, categorie, kenmerken, beschikbaarheid, actualiteit, prijs, minimumvoorwaarden, datavolledigheid, conformiteitsvelden, leveringsprestaties en eerdere bestellingen van de Retailer. Commercieel bevoordeelde zichtbaarheid wordt herkenbaar gemaakt waar dat vereist is.

Persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfscontent worden niet voor algemene modeltraining aan een AI-aanbieder verstrekt, tenzij daarvoor een afzonderlijke, transparante regeling en geldige rechtsgrond bestaat.

7. Ontvangers en verwerkers

Lotzano verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld voor een concreet doel en met passende contractuele en technische waarborgen.

• Andere Gebruikers: een Leverancier ontvangt de Retailer- en ordergegevens die nodig zijn om zijn Suborder te leveren, factureren en ondersteunen; een Retailer ziet de relevante Leveranciers- en productgegevens.
• Dienstverleners: hosting, database, authenticatie, opslag, e-mail, monitoring, beveiliging, vertaling/AI, Peppol en andere technische diensten voor zover zij daadwerkelijk zijn geconfigureerd.
• Betalingsdienstverlener: de bij checkout of verkoopactivering getoonde PSP verwerkt betaling, verificatie, routing, refund en chargeback volgens de eigen wettelijke verplichtingen en privacyinformatie.
• Vervoerders en professionele adviseurs: uitsluitend voor levering, retour, verzekering, boekhouding, juridische ondersteuning of audit.

• Autoriteiten en rechthebbenden: wanneer een wet, bindend bevel, productveiligheidsincident, DSA-procedure of verdediging van rechten dit vereist.

8. Internationale doorgiften

Lotzano geeft de voorkeur aan verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een daadwerkelijk gebruikte dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebruikt Lotzano een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordeelt zij zo nodig aanvullende maatregelen. Een kopie of samenvatting van de relevante waarborg kan via het privacycontact worden gevraagd.

9. Cookies en analytics

Noodzakelijke cookies en vergelijkbare opslag zijn nodig voor onder meer sessies, beveiliging, taal en privacyvoorkeuren. Zij kunnen niet via de optionele voorkeur worden uitgeschakeld zolang de betreffende functie wordt gebruikt.

Optionele analytics staat technisch achter voorafgaande toestemming en configuratie. Accepteren en weigeren worden als gelijkwaardige keuze aangeboden en toestemming kan via Cookievoorkeuren even eenvoudig worden ingetrokken als gegeven. De huidige first-party opzet is ontworpen zonder namen, e-mailadressen, volledige IP-adressen, volledige URL's, zoektermen, user-id's of tenant-id's in analyticsgebeurtenissen. Zij registreert alleen beperkte categorieën en pseudonieme sessie-informatie. De pseudonieme gegevens zijn niet anoniem en blijven daarom beschermd; ruwe analytics- en sessiegegevens hebben een beoogde bewaartermijn van dertig dagen.

Marketingcookies, retargeting, session replay of mobiele SDK's worden niet als actief beschouwd enkel omdat zij technisch denkbaar zijn. Bij latere activering wordt de cookiebanner en dit beleid vooraf aangepast en wordt waar nodig toestemming gevraagd.

10. Bewaartermijnen

Lotzano bewaart gegevens niet langer dan nodig. De termijn wordt bepaald door het doel, wettelijke administratie, beveiliging, geschillen en de vraag of een account of order nog actief is.

Categorie Termijn of criterium

Account en profiel Tijdens het account en daarna totdat sluiting en noodzakelijke afhandeling zijn voltooid. Bij een goedgekeurd verwijderverzoek wordt de login verwijderd en de gebruikersrij geanonimiseerd.

Facturen, orders, creditnota's, ledger, In beginsel tien jaar voor de Belgische fiscale administratie; een kortere of payouts en refunds langere dwingende termijn voor een betrokken land blijft gelden.

Orderproblemen en bewijs Zolang het dossier en de gekoppelde transactie moeten worden afgehandeld of verdedigd, doorgaans binnen de fiscale/contractuele bewaartermijn van de order.

Platformberichten Zolang nodig voor de zakelijke relatie, orderuitvoering, geschillen en bewijs. Niet-ordergebonden notificaties en uitgaande e-mailkopieën worden bij goedgekeurde verwijdering verwijderd.

Beveiligings- en auditgegevens Volgens hun risico en verantwoordingsdoel; auditregels die aan bewaarde transacties zijn gekoppeld blijven met een geanonimiseerde actor bewaard.

Analytics Ruwe first-party gebeurtenissen en sessies: dertig dagen. Niet-herleidbare aggregaten vallen niet langer onder de AVG.

AVG- en DSA-verzoeken Zolang nodig om de afhandeling, wettelijke verantwoordingsplicht en eventuele rechtsvordering aan te tonen; contactgegevens worden beperkt of gemaskeerd wanneer zij niet langer nodig zijn.

11. Beveiliging

Lotzano gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld transport, rol- en tenantgebonden toegang, MFA voor gevoelige toegang, beperkte supporttoegang, auditregistratie, gescheiden niet-publieke opslag en back-up- en herstelmaatregelen. Geen systeem is volledig risicoloos. Een vermoeden van misbruik of datalek kan onmiddellijk via het contactadres worden gemeld.

12. Uw rechten

Voor zover de AVG van toepassing is, kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en informatie over ontvangers. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing. Toestemming kan worden ingetrokken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking ongeldig wordt.

Ingelogde gebruikers kunnen via Account - Privacy en gegevens een machineleesbare JSON-export downloaden en een verwijderverzoek indienen. Een verzoek kan ook via het beveiligde privacyformulier op Support & contact worden ingediend. Lotzano kan proportionele identificatie vragen en antwoordt in beginsel binnen één maand; bij een complex of meervoudig verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd.

Verwijdering is niet absoluut. Gegevens die nodig blijven voor facturen, orders, rechtsvorderingen, productveiligheid, fraudeonderzoek of een wettelijke bewaarplicht worden beperkt bewaard of geanonimiseerd waar mogelijk.

13. Klacht bij een toezichthouder

U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be of bij de toezichthouder van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. Wij waarderen het als u ons eerst de kans geeft uw klacht te onderzoeken, maar dit is niet verplicht.

14. Wijzigingen

Lotzano publiceert de actuele versie met datum en versienummer. Bij een materiële wijziging van doel, gegevenscategorie, ontvanger of recht informeert Lotzano betrokken accountgebruikers vooraf via e-mail, dashboard of een andere passende duurzame kennisgeving. Een nieuwe rechtsgrond of toestemming wordt gevraagd wanneer de wet dat verlangt.